2025.03.29 2025.03.31

時間の習慣「次の予定を埋めて始める」

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概要
なぜ始めたか
効果

概要

ミーティングを長引かせないために、
その次の予定を決めた状態で取り組む
という内容です。

なぜ始めたか

みなさん、一度や二度は、
このような経験が
あるのではないでしょうか？

「5分お時間ください。」
とか
「少し相談させてください。」
とか。

そう声をかけられて、
打ち合わせや相談事、
ミーティングを行うことが
あるかと思います。

同時に、こういった経験も
あるのではないかと思います。
「5分で」と言ったのに、
結局、30分話している
とか、
1時間のミーティングなのに、
結局、1時間半、続いている
とか。

どうしても、
ミーティングや話し合いが
始まってしまうと、
話しの盛り上がりや
欲しい結論を求めたり、
次の具体的な行動を決める
という点で、
その時間内に終わらないけれど、
やらざるを得ないよね
という経験も、
多いのではないかと思います。

しかし、これを、
時間管理の観点からみると、
大きなロスを生んでしまっている
のではないかと思うわけです。

やることが駄目だ
と言っているわけではありません。
ただ、時間がかかっていて、
密度が薄いことが
問題ではないかと思うわけです。

例えば、
1週間に1回、10分間、
ミーティングをする機会が
あったとして、
1回10分にも関わらず、
30分かかってしまうとします。
そうすると、1回につき、
20分ロスなんですね。
これを、毎週1回しているとしたら、
1カ月で4回、合計80分。

これが年に12回開催されるとすると、
年に12時間以上、約1日ぐらい、
それで損してしまっていると思うと、
結構、恐ろしい話だと思います。

では、どうやったら、
これを解消できるかなと思った時に、
別に重要な予定を
そのミーティングの後に入れておこう
と思うに至りました。

例えば、人は多くの場合、
何か予定を組む時に、
「〇時00分開始」
「〇時30分開始」といった、
区切りの良い時間で開始する
ということが、
非常に多いのではないかと思います。

なぜかと言われると、
キリが良いからという感覚だと
思うのですが、
ここにもう少しこだわる余地が
あるのではないかと思っていて。

例えば、
「10分だけ時間をください。」
と言われた時に、
夕方の16時～16時10分に
予定を入れるとした場合、
少し余裕をもたせたとして、
16時15分に次の予定を組んでしまう
ということです。

そうなると、次の打ち合わせに
遅れるわけにいかないので、
少なくとも15分には、
絶対に抜けなければいけない
というのが、自分自身に
マインドとして入ると思います。
そして、実際、
他の方にも迷惑がかかるので、
これを守ろうとします。

そうすると、私の経験上、
30分で話すであろう内容が、
15分で出てくるのではないか
というふうに思います。

10分で話そう
というマインドが働いて、
少し伸びたとしても、
15分には終わる。
そうすると、
今まで30分かかっていた
ミーティングが、
半分で終わらせられる
のではないかと思います。

この時に大事なポイントが
一つあって。
この16時から10分間の
ミーティングを始める前に、
最初に一言、
断っておくことが大事です。

「このミーティングを
　10分で終えた後、
　次のミーティングが始まるので、
　すみません、
　10分しかとれないのですが、
　宜しくお願いします。」

この一言が言えるかどうかで、
相手も、一番、メインで
話したいことに集中しよう
という気持ちになると思います。

雑談であったり、
アイスブレイクがなくなる
という点で言えば、
少し無味乾燥なものになってしまう
とは思いますが、
それでも、累計すると、
1年の内の1日を無為に使ってしまう
密度を避けることができるのであれば、
その最初の談笑や余談、
アイスブレイクも０にするのではなく、
より短く、どうやったら効果的に
できるかなというマインドが働いて、
結果的に時短ができる。

そして、より多くのことが
密度高くでき、効果性が上がるので、
取り組んでいます。