2023.01.28 2024.09.16

仕事の習慣「結論から話す　一言で話す」

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概要
なぜはじめたか
効果

概要

仕事上の伝達事項を伝える時、まず結論から話し、
その結論は、一言で話すことを心がけます。

なぜはじめたか

仕事をする上で、人対人のコミュニケーションは
どんな職種でも共通して重要なことだと思います。
もちろん、その方法は、職種や内容によって、
直接話すこともあれば、文字で伝える
動画等、色々あります。

中でも、会社であれば組織の上に立つ方、
経営者、あるいは、多くの人を束ねている方等、
いわゆる社会的地位が高い人ほど、
ものすごく仕事量が多く、
一個一個の情報の判断も、とてもシビアだと思います。
そういった方たちと仕事を進めていく上で一番嫌われるのが、
時間を浪費することだと思います。

それを回避し、仕事上の人間関係を
より良く作っていく上で大事なことを考えた時、
自分が言いたいことや伝えたいことを伝える以上に、
相手が求めていることを
いかに短時間で効果的に伝えるかが重要
そう考えています。

例えば、わたしが意識しているのは、
会社員だと入社して1年目に教わる
「報連相」です。
報告・連絡・相談というものが
基本的な伝達のベースかなと思うのですが、
まず、最初にここを伝えます。
「報告です」「連絡です」「相談です」
まず、何かということですね。
これを一言、ポツっと言った後、例えば、
「いついつ、何々をさせてください」とか
「これの許可が欲しいです」とか
「これについて、ご意見欲しいです」
みたいなことを言うわけです。

そうすると、相手から
「これって何々？」というように
質問が飛んできやすいんです。
詳細を知ろうとするというか
向こうが判断する上で、
重要だと思う要素を
尋ねてくれるケースが多くなると思います。

そうすれば、あとは相手からの質問に対して
さらに一言で返す。
例えば、Yes・Noのクローズドクエスチョンであれば、
「はい」又は「いいえ」
もしくは「分からない」
あるいは
「調べるので時間が欲しいです」など。
こんな感じで一言で言えますし、
意見を求められたら、
「わたしはこう思います」
「こうだと思います」「分かりません」
などが言えると思います。

ここで、よくありがちなミスというか
心理的なハードルなのですが、
その仕事の内容に自信がなかったり、
自分の中の意見が固まっていなかったりすると、
どうしても話が長くなりやすいんですね。

この話が長くなるのは、わたしの解釈では、
＝自分を守るための言い訳なんです。
「実は、こういうのがあって
何々なんですけども、こうこうですから、
でもこれこれって話もあって
何々だと思うんです」のように、全部が長くなるんです。

ところが、忙しい人からすると
前文というのは興味がなくて、
結論だけ聞かせてほしい
そういう話になるわけなんです。

この時に、いかに勇気をもって、
自分の中に自信・確信をもち
一言で伝えられるかというのが、
仕事を進めていく上では
非常に重要な要素なんじゃないかな
というふうに思います。

仕事を進めていく上で
自分にとって、より成長度合いが高い、
自分が持っていない
スキル・能力・人格を持っている人と
関わっていきたいなと思うわけですから、
その人たちと、良好な仕事上での
人間関係を作るという意味でも、
短く効果的に話すことが大切というわけです。

因みに、仕事上ではない
本当にプライベートでの人間関係というところでも、
一言で伝えることは、確かに効率的だとは思うのですが、
そういう仕事をとっぱらったところでは、
どちらかというと
「気が合う」「楽しい」など、
EQ的に満足するということの優先度が
高いかなと考えているので、
必ずしも効率性を追求する必要は
ないんじゃないかなぁと思います。

だからこそ、今が仕事としての
コミュニケーションだということが
自分の中で切り替えられるのであれば、
先に述べたような
一番少ない時間で、一番高い効果を出せる意思の伝達の仕方
というのが大事だと思い習慣としています。